El coste del EDI
El coste de las implantaciones de EDI se verá afectado por el enfoque que adopte: interno o trabajando con un proveedor de EDI externo.
Comprender los modelos de precios y los costes de implantación del EDI
El coste del EDI(intercambio electrónico de datos) varía mucho en función del modelo que elija su organización. A continuación se presentan tres enfoques comunes de la tarificación del EDI, cada uno con diferentes niveles de inversión, control y requisitos de recursos internos.
- Opción 1: Construir su propio sistema EDI interno
Para empresas que desean el máximo control y disponen de sólidos recursos informáticos internos. - Opción 2: Utilizar una red de valor añadido (VAN) con equipos internos
Combina la infraestructura de terceros con la integración y el soporte internos. - Opción 3: Servicios EDI totalmente gestionados
Externalice todo, desde la incorporación hasta el mantenimiento, para conseguir simplicidad y escala.
Opción 1: Construir su propio sistema EDI interno
Para las grandes empresas con amplias capacidades informáticas, la creación de un sistema EDI totalmente interno ofrece el máximo control, pero también el mayor coste de implementación del EDI.
Requisitos:
- Software EDI y protocolos de comunicación
- Personal cualificado para el desarrollo, la cartografía, la integración y el mantenimiento
- Inversión a largo plazo en actualizaciones y asistencia
Desafíos:
- Costes iniciales y continuos elevados
- Incorporación y apoyo complejos a los socios
- Mayor riesgo y tiempo de despliegue
Lo mejor para:
- Organizaciones con necesidades muy específicas de cumplimiento, personalización o control
Opción 2: Utilizar una VAN con equipos internos
Con esta opción, las empresas trabajan con un proveedor externo de EDI para implantar una red de valor añadido (VAN ) basada en la nube que se encargue del transporte de los documentos y de la infraestructura de la red, mientras que los equipos internos siguen siendo responsables de la integración, el mapeo y la asistencia a los socios comerciales. Aunque este modelo reduce los costes de implementación del EDI en comparación con un enfoque DIY, tanto la opción 1 como la 2 son más susceptibles de sufrir tasas de EDI por incumplimiento, a menos que su equipo interno sea capaz de mantenerse al día de forma constante con la evolución de la normativa.
Qué incluye:
- Intercambio seguro de documentos a través de una VAN compartida
- Herramientas estándar para conectar a los socios comerciales
- Precios de suscripción basados en el volumen de datos o el número de transacciones
Consideraciones:
- Algunas VAN cobran en función de la longitud mínima de los registros, lo que puede inflar el coste del EDI para las transacciones pequeñas
- Debe asignar recursos internos para el mapeo, la resolución de problemas y la asistencia
Lo mejor para:
- Empresas que desean mantener un control parcial pero evitar construir una infraestructura completa
Opción 3: Servicios EDI totalmente gestionados
Para las organizaciones que buscan externalizar el trabajo pesado, los servicios gestionados de EDI o los servicios gestionados B2B de un proveedor de EDI externo son la opción más manos libres y escalable. Este enfoque es ideal para las empresas con recursos informáticos internos limitados o para las que buscan acceso a expertos subcontratados.
Qué incluye:
- Gestión integral de la infraestructura EDI y de la incorporación de socios
- Servicios de cartografía, traducción e integración
- Supervisión y asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana
- Actualizaciones continuas de la conformidad
Los modelos de tarificación del EDI suelen basarse en:
- Suscripciones mensuales o anuales
- Niveles basados en el volumen (documentos o kilo-caracteres transmitidos)
Beneficios:
- Requisitos mínimos de recursos internos
- Costes previsibles
- Arquitectura escalable y acceso a expertos en EDI
Elegir el modelo de costes de EDI adecuado para su empresa
Cada una de estas opciones de EDI implica diferentes niveles de coste, complejidad y control. La mayoría de las empresas encuentran el equilibrio adecuado entre rentabilidad y capacidad operativa con la opción 2 o la opción 3 para evitar los gastos generales de los sistemas internos.
No es de extrañar, por tanto, que la mayoría de las organizaciones hayan optado en su lugar por trabajar con algún tipo de proveedor externo que pueda suministrar la infraestructura EDI sin que tengan que realizar esa inversión inicial. Esto puede ser especialmente importante para las pequeñas y medianas empresas que simplemente no cuentan con el personal o no pueden encontrar el dinero para este nivel de inversión dentro de su empresa.