Cosa comprende un documento EDI?
Un documento EDI è composto da elementi di dati, segmenti e buste formattati secondo le regole di un particolare standard EDI.
Quando si crea un documento EDI, ad esempio un ordine di acquisto, è necessario attenersi alle rigide regole di formattazione dello standard utilizzato. Queste regole definiscono esattamente dove e come si trova ogni informazione nel documento. In questo modo, quando il traduttore EDI del computer ricevente leggerà un ordine di acquisto EDI in entrata, capirà immediatamente dove trovare il nome dell'azienda dell'acquirente, il numero dell'ordine di acquisto, gli articoli ordinati, il prezzo di ciascun articolo, ecc. Quindi, questi dati verranno inseriti nel sistema di inserimento ordini del destinatario nel formato interno corretto, senza richiedere l'inserimento manuale dell'ordine.
EDI in formati stampati
Il grafico seguente mostra un esempio di ordine di acquisto in forma stampata e il suo aspetto una volta tradotto nei formati ANSI ed EDIFACT EDI.
Nel linguaggio EDI, un singolo documento commerciale, come un ordine di acquisto, una fattura o un avviso di spedizione anticipata, è chiamato "set di transazioni" o "messaggio". Un insieme di transazioni è composto da elementi di dati, segmenti e buste.
Che cos'è un elemento di dati?
Gli elementi di dati di un set di transazioni EDI sono le singole informazioni contenute nel documento.
Ad esempio, all'interno di molti documenti, come l'ordine di acquisto e la fattura, si trovano elementi di dati come città, stato, paese, numero di articolo, quantità e prezzo.
Ogni elemento di dati in un set di transazioni è definito nello standard EDI dal tipo di dati che rappresenta. Ad esempio, è importante distinguere i dati numerici da quelli testuali o dalle date del calendario. La definizione dell'elemento di dati descriverà:
- Tipo di dati: numerico, alfanumerico, data o ora.
- Lunghezza minima e massima
- Valori di codice, se applicabili, che devono essere osservati con un particolare tipo di dati. Ad esempio, se l'elemento di dati è il costo unitario, si utilizzerà anche un elemento di codice valuta per poter indicare la valuta (ad esempio, dollari o euro) utilizzata nel campo del costo unitario.
Che cos'è un segmento?
Un segmento in un set di transazioni EDI è un gruppo di elementi di dati simili.
Se si compilano le informazioni di un ordine di acquisto, ci si aspetta di vedere gruppi di dati correlati. Ad esempio, osservate il diagramma seguente di un ordine di acquisto cartaceo in cui viene ordinato un solo articolo. Si noti che ci sono quattro sezioni, ognuna delle quali fornisce una serie di informazioni diverse:
In un documento EDI, ogni sezione è descritta da un particolare segmento. Di seguito è riportato l'insieme dei segmenti EDI che descriverebbero l'ordine di acquisto di cui sopra, utilizzando lo standard ANSI. Ogni segmento inizia con un ID di segmento (ad esempio, ST, BEG, N1) che descrive il tipo di elementi di dati che segue. Gli elementi all'interno di ciascun segmento sono separati da un separatore di dati, in questo caso "*".
| ST*850*1001 | ST, per indicare l'inizio di un insieme di transazioni, in questo caso l'ordine di acquisto 850. | |
| BEG*00*SA*4768*65*20120930 | BEG, per indicare l'inizio dell'OP, nello specifico | (1) |
| Azienda N1*SO*XYZ | N1, un segmento di nome | (2) |
| N3*123 Strada principale | N3, fornire l'indirizzo stradale | |
| N4*Fairview*CA*94168 | N4, fornire città/stato/zip | |
| PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 | PO1, per fornire il dettaglio delle voci | (3) |
| CTT*1*100 | CTT, per fornire dati di sintesi per l'OP | (4) |
| SE*8*1001 | SE, per indicare la fine dell'OP |
Per ogni tipo di documento commerciale, la documentazione standard EDI definisce:
- I segmenti che possono essere inclusi e quali sono obbligatori, facoltativi e/o condizionati (cioè devono essere inclusi solo se è incluso un altro segmento o elemento)
- Per ogni segmento, gli elementi che possono essere inclusi: per ogni informazione di un documento cartaceo esiste un elemento EDI corrispondente. Questi elementi sono definiti nel dizionario degli standard e ogni standard ha il proprio dizionario.
- La sequenza richiesta dei segmenti e degli elementi
- Quante volte può essere ripetuto un segmento
Una volta raccolti tutti i segmenti in una sequenza prescritta, essi formano un documento elettronico completo, o set di transazioni. Successivamente, i set di transazioni devono essere inseriti in buste per essere trasmessi ai partner. È possibile visualizzare un esempio di documento EDI per vedere come questo viene messo in pratica.
Cosa sono le buste EDI?
La trasmissione di documenti EDI utilizza un sistema di tre "buste" per ospitare i set di transazioni: busta del messaggio, busta del gruppo e busta dell'interscambio.
Proprio come i documenti aziendali cartacei vengono inviati in busta ed è possibile spedire molti documenti in un'unica busta, i documenti EDI vengono scambiati utilizzando diverse buste.
- Ogni set di transazioni viene inserito in una busta individuale.
- Un gruppo di set di transazioni, ad esempio un gruppo di ordini di acquisto, viene inserito in una busta di gruppo. (La busta di gruppo è obbligatoria in ANSI e facoltativa in EDIFACT).
- Tutte le buste di gruppo inviate da un mittente a un destinatario vengono inserite in una busta di interscambio.
Si veda il diagramma seguente:
Una busta è formata da una coppia di segmenti che definiscono l'inizio e la fine della sezione appropriata. Utilizzando lo standard EDIFACT come esempio, la busta Transaction Set utilizza i segmenti UNH e UNT, la busta Group utilizza i segmenti UNG e UNE e la busta Interchange utilizza i segmenti UNA/UNB e UNZ. In ogni caso, la "S" indica l'"inizio" dell'inviluppo e la "E" indica la "fine" dell'inviluppo. Il diagramma seguente illustra i tre livelli di buste che circondano un singolo ordine di acquisto EDI.
