EDI no setor de varejo

O setor de varejo tem desfrutado dos benefícios do EDI há décadas. No entanto, muitas empresas ainda usam algum tipo de processo baseado em papel em seus pedidos, faturas e avisos de expedição. Isso mostra que ainda há muito potencial para a EDI oferecer mais ao setor de varejo, fato que não escapou à atenção de muitos gerentes de negócios de varejo, que consideram a EDI fundamental para criar valor competitivo para suas organizações.

Iniciado por empresas como Walmart e Proctor & Gamble na década de 1980, o estoque gerenciado pelo fornecedor (VMI) tornou-se uma força motriz para o setor cortar custos e, ao mesmo tempo, aumentar o atendimento ao cliente. Esse é o conceito central da abordagem de "resposta rápida" do setor de supermercados para o fluxo de produtos na cadeia de suprimentos.

No VMI, o fornecedor toma as principais decisões de reposição de estoque para a organização consumidora. O resultado é que o fornecedor tem um controle muito maior do estoque, o que leva a menos desperdício ou excesso de oferta, e o ciclo de reabastecimento geralmente passa de mensal para semanal ou diário, aumentando o atendimento ao cliente. Isso, é claro, é especialmente importante para promoções em que o aumento da demanda coloca mais pressão sobre a capacidade de reabastecimento do fornecedor.

Outras funções importantes da EDI no varejo são a simplificação dos procedimentos de entrega direta na loja (DSD) e o impulso para a sincronização global de dados (GDS). Na pesquisa da Forrester com mais de 20 empresas fornecedoras, os resultados mostraram que 41% das organizações usam um formato de mensagem EDI, enviando mais de 20 bilhões de mensagens por ano.

Estrutura da cadeia de suprimentos

A cadeia de suprimentos do varejo tem uma estrutura única porque é impulsionada pelo fluxo de produtos ao longo da cadeia de suprimentos. A natureza de movimento rápido das vendas, a importância acentuada da disponibilidade e a complexidade de gerenciar níveis de demanda incertos são ainda mais exacerbadas pela natureza perecível de muitos dos produtos que passam pela cadeia de suprimentos.

Todas as ineficiências da cadeia de suprimentos são intensificadas, pois atrasos ou imprecisões nos pedidos não apenas geram atrasos na cadeia de suprimentos - como ocorre em outros setores -, mas também afetam diretamente a capacidade do varejista de realizar negócios e oferecer um nível de serviço aos clientes.

O setor varejista foi um dos primeiros a automatizar seus pedidos e faturas. Mais recentemente, os varejistas têm enfrentado dificuldades para acomodar o aumento das frequências de entrega e das contagens de unidades de manutenção de estoque (SKU) oferecidas pelos fornecedores de DSD. O uso do EDI para automatizar o processo de DSD pode aliviar o congestionamento na porta dos fundos do varejista e reduzir o tempo de check-in.

A chave para tudo isso é o aviso prévio de embarque (ASN). De acordo com uma pesquisa da Grocery Manufacturers of America, os ASNs eletrônicos reduzem o tempo de recebimento em até 60%. Se apenas um quarto das entregas usar ASNs automatizados, uma empresa com 250 lojas poderá economizar 65.000 horas de recebimento por ano. O ASN pode garantir que todas as etapas da cadeia de suprimentos sejam totalmente informadas sobre o status das mercadorias, e as mercadorias podem ser verificadas em nível de palete como se estivessem em nível de caixa individual.

No entanto, para que esse processo seja bem-sucedido, é necessário que haja um GDS eficaz em toda a cadeia de suprimentos. Os fornecedores precisam ser capazes de manter um arquivo mestre totalmente alinhado em nível de item para facilitar a troca de informações sobre o item, autorização, custo e informações sobre preços e promoções. Com o GDS, os varejistas podem identificar prontamente discrepâncias, itens não autorizados que foram entregues e diferenças entre pedidos e entregas.

O resultado é que os varejistas têm melhores posições no estoque e os problemas e erros são corrigidos rapidamente, geralmente no início do processo da cadeia de suprimentos, como no centro de distribuição de expedição.

Padrões de documentos

Há vários padrões de documentos EDI importantes usados no setor de varejo:

• Tradacoms
  O Tradacoms foi um padrão EDI muito antigo, adotado em grande escala no setor de varejo. Iniciado em 1982, o padrão se tornou obsoleto em 1995, quando foi substituído pelo EDIFACT EANCOM. Não houve mais desenvolvimento do padrão. Infelizmente, alguém se esqueceu de informar o setor de varejo sobre isso e a grande maioria do tráfego de EDI de varejo ainda usa Tradacoms.
• Associação Voluntary Inter-industry Commerce Solutions (VICS) (agora parte da GS1 US)
  A associação VICS tem trabalhado para aumentar a eficiência e a eficácia da cadeia de suprimentos do varejo. A VICS foi pioneira na implementação do padrão de "resposta rápida" (QR) para simplificar o fluxo de informações sobre produtos para varejistas e fornecedores. A VICS EDI cuida da manutenção dos padrões da VICS, incluindo o padrão de colaboração, planejamento, previsão e reabastecimento (CPFR) da cadeia de suprimentos.
• eCOM
  Um grupo de padrões que aborda padrões comuns na cadeia de suprimentos que são muito adequados ao setor de varejo. A grande maioria dos padrões de eCOM em uso atualmente é baseada em EDI. No entanto, uma nova geração de padrões XML eCOM está surgindo, embora a adoção pelo mercado tenha sido mínima.

Associações do setor

Há vários órgãos do setor que estão ajudando a moldar a implantação do EDI no setor de varejo:

• GS1
  A organização encarregada de gerenciar a implementação global do código de barras UPC, os padrões da organização se expandiram além do código de barras para abranger outras áreas da cadeia de suprimentos, incluindo definições de mensagens EDI, identificação por radiofrequência (RFID) e sincronização de dados de produtos.
• Rede Global de Sincronização de Dados (GDSN)
  A GDSN permite a sincronização segura e contínua de dados de informações sobre produtos e localização. Varejistas e fornecedores se conectam a um conjunto de dados selecionado - gerenciado por um membro da GS1 - que se conecta ao GS1 Global Registry®. Os fornecedores transferem dados de produtos e informações de localização para o pool de dados. Os varejistas assinam apenas as informações de que necessitam.
• Global Standards Management Process (GSMP)
  Um fórum onde os padrões GS1 são definidos e mantidos pela GS1 e seus membros - especialmente empresas de comércio varejista. O GSMP define os requisitos e as melhores práticas antes de estabelecer os padrões do setor para apoiar o comércio eletrônico e a sincronização de dados.
• Global Commerce Initiative (GCI)
  A GCI é um grupo de usuários globais de fabricantes, varejistas e prestadores de serviços. Ela estabeleceu as regras comerciais para um modelo padronizado globalmente: o modelo de classificação global de produtos (GPC). O modelo melhora o desempenho da cadeia de suprimentos entre fabricantes e varejistas por meio da adoção voluntária de padrões do setor para identificação de grupos de produtos.
• Association for Retail Technology Standards (ARTS)
  ARTS é um órgão de padrões dedicado ao setor de varejo. Enquanto os padrões GS1 se concentram em padrões B2B, a ARTS se concentra em padrões de aplicativo para aplicativo (A2A), incluindo os padrões Retail Data Model, Unified Point of Service, IXRetail e IXRetail XML. O UnifiedPOS atende à necessidade de trocar dados entre dispositivos de ponto de venda e sistemas de back-office.