Comment fonctionne l'EDI ?
L'envoi de documents EDI comporte 3 étapes : préparer les documents, les traduire en format EDI et les transmettre à votre partenaire.
Étape 1 : Préparer les documents à envoyer
La première étape consiste à recueillir et à organiser les données. Par exemple, au lieu d'imprimer un bon de commande, votre système crée un fichier électronique contenant les informations nécessaires à la création d'un document EDI. Les sources de données et les méthodes disponibles pour générer les documents électroniques peuvent comprendre :
- Saisie de données humaines par écrans
- Exportation de données PC à partir de feuilles de calcul ou de bases de données
- Rapports électroniques reformatés en fichiers de données
- Amélioration des applications existantes pour créer automatiquement des fichiers de sortie prêts à être traduits selon une norme EDI
- Achat d'un logiciel d'application doté d'interfaces intégrées pour les fichiers EDI
Étape 2 : Traduire les documents au format EDI
L'étape suivante consiste à traiter vos données électroniques avec un logiciel de traduction afin de convertir votre format de données interne au format standard EDI en utilisant les segments et les éléments de données appropriés. Vous pouvez acheter un logiciel de traduction EDI que vous gérez et maintenez dans vos locaux. Cela nécessite une expertise pointue en cartographie afin de définir comment vos données internes doivent être cartographiées (c'est-à-dire corrélées) aux données EDI. Il existe des logiciels de traduction adaptés à presque tous les environnements informatiques et à tous les budgets, des grands systèmes qui traitent des milliers de transactions par jour aux logiciels pour PC qui n'ont besoin de traiter que quelques centaines de transactions par semaine.
Vous pouvez également faire appel aux services de traduction d'un fournisseur de services EDI. Dans ce cas, vous envoyez vos données au fournisseur, qui s'occupe de la traduction vers et depuis le format EDI en votre nom.
Étape 3 : Connectez et transmettez vos documents EDI à votre partenaire d'affaires
Une fois vos documents commerciaux traduits au format EDI approprié, ils sont prêts à être transmis à votre partenaire commercial. Vous devez décider comment vous connecterez à chacun de vos partenaires pour effectuer cette transmission. Il existe plusieurs façons de procéder, les plus courantes étant : 1) se connecter directement par AS2 ou un autre protocole Internet sécurisé ; 2) se connecter à un fournisseur de réseau EDI (également appelé fournisseur VAN) en utilisant votre protocole de communication préféré et laisser ce fournisseur se connecter à vos partenaires commerciaux en utilisant le protocole de communication préféré de ces derniers ; ou 3) une combinaison des deux, selon le partenaire et le volume de transactions que vous prévoyez d’effectuer. Notre page sur les types d'EDI détaille les différentes options d'EDI qu'une entreprise peut mettre en œuvre.
