¿Cómo funciona el EDI?
El envío de documentos EDI consta de 3 pasos: preparar los documentos, traducir los documentos al formato EDI y transmitir los documentos EDI a su interlocutor.
Paso 1: Preparar los documentos a enviar
El primer paso consiste en recopilar y organizar los datos. Por ejemplo, en lugar de imprimir una orden de compra, su sistema crea un archivo electrónico con la información necesaria para construir un documento EDI. Las fuentes de datos y los métodos disponibles para generar los documentos electrónicos pueden incluir:
- Entrada de datos humanos a través de pantallas
- Exportación de datos para PC desde hojas de cálculo o bases de datos
- Reformateado de informes electrónicos en archivos de datos
- Mejorar las aplicaciones existentes para crear automáticamente archivos de salida listos para su traducción a una norma EDI
- Software de aplicación de compras que disponga de interfaces integradas para archivos EDI
Paso 2: Traducir los documentos al formato EDI
El siguiente paso consiste en introducir sus datos electrónicos a través de un software traductor para convertir su formato de datos interno en el formato estándar EDI utilizando los segmentos y elementos de datos adecuados. Puede adquirir un software de traducción EDI que gestione y mantenga en sus instalaciones. Esto requiere conocimientos especializados de mapeo para definir cómo se van a mapear sus datos internos (es decir. correlacionados) a los datos EDI. Existen programas de traducción que se adaptan a casi cualquier entorno informático y presupuesto, desde grandes sistemas que gestionan miles de transacciones diarias hasta programas basados en PC que sólo necesitan procesar unos cientos de transacciones a la semana.
Como alternativa, puede utilizar los servicios de traducción de un proveedor de servicios EDI. En ese caso, usted envía sus datos al proveedor, que se encarga de la traducción hacia y desde el formato EDI en su nombre.
Paso 3: Conecte y transmita sus documentos EDI a su interlocutor comercial
Una vez traducidos sus documentos comerciales al formato EDI adecuado, estarán listos para ser transmitidos a su socio comercial. Debe decidir cómo se conectará con cada uno de sus socios para realizar esa transmisión. Existen varias formas, de las cuales las más comunes incluyen 1) conectarse directamente utilizando AS2 u otro protocolo seguro de Internet, 2) conectarse a un proveedor de redes EDI (también denominado proveedor VAN) utilizando su protocolo de comunicaciones preferido y confiar en que el proveedor de la red se conecte con sus socios comerciales utilizando el protocolo de comunicaciones que prefieran sus socios, o 3) una combinación de ambos, dependiendo del socio concreto y del volumen de transacciones que espere intercambiar. Nuestra página de tipos de EDI entra en detalle de las distintas opciones de EDI que puede implantar una empresa.
