Wie funktioniert EDI?
Der Versand von EDI-Dokumenten erfolgt in 3 Schritten: Vorbereiten der Dokumente, Übersetzen der Dokumente in das EDI-Format, Übermittlung der EDI-Dokumente an Ihren Partner.
Schritt 1: Bereiten Sie die zu versendenden Dokumente vor
Der erste Schritt besteht darin, die Daten zu sammeln und zu organisieren. Anstatt beispielsweise eine Bestellung auszudrucken, erstellt Ihr System eine elektronische Datei mit den notwendigen Informationen, um ein EDI-Dokument zu erstellen. Zu den Datenquellen und den verfügbaren Methoden zur Erstellung der elektronischen Dokumente können gehören:
- Menschliche Dateneingabe über Bildschirme
- Exportieren von PC-basierten Daten aus Tabellenkalkulationen oder Datenbanken
- Elektronische Berichte in Dateien umformatiert
- Erweiterung bestehender Anwendungen zur automatischen Erstellung von Ausgabedateien, die für die Übersetzung in einen EDI-Standard bereit sind
- Anwendungssoftware für den Einkauf, die über integrierte Schnittstellen für EDI-Dateien verfügt
Schritt 2: Übersetzen der Dokumente ins EDI-Format
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre elektronischen Daten durch eine Übersetzungssoftware zu leiten, um Ihr internes Datenformat unter Verwendung der entsprechenden Segmente und Datenelemente in das EDI-Standardformat zu konvertieren. Sie können eine EDI-Übersetzungssoftware erwerben, die Sie in Ihrem Unternehmen verwalten und pflegen. Dies erfordert spezielles Mapping-Fachwissen, um zu definieren, wie Ihre internen Daten gemappt werden sollen (d.h. korreliert) mit den EDI-Daten. Es gibt Übersetzungssoftware für nahezu jede Computerumgebung und jedes Budget, von großen Systemen, die täglich Tausende von Transaktionen verarbeiten, bis hin zu PC-basierter Software, die nur ein paar hundert Transaktionen pro Woche verarbeiten muss.
Alternativ können Sie auch die Übersetzungsdienste eines EDI-Dienstleisters in Anspruch nehmen. In diesem Fall senden Sie Ihre Daten an den Anbieter, der die Übersetzung in das und aus dem EDI-Format in Ihrem Namen vornimmt.
Schritt 3: Verbinden Sie Ihre EDI-Dokumente und übermitteln Sie sie an Ihren Geschäftspartner
Sobald Ihre Geschäftsdokumente in das entsprechende EDI-Format übersetzt sind, können sie an Ihren Geschäftspartner übermittelt werden. Sie müssen entscheiden, wie Sie sich mit jedem Ihrer Partner verbinden, um diese Übertragung durchzuführen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, von denen die gängigste darin besteht, 1) eine direkte Verbindung über AS2 oder ein anderes sicheres Internetprotokoll herzustellen, 2) eine Verbindung zu einem EDI-Netzwerkanbieter (auch als VAN-Anbieter bezeichnet) unter Verwendung des von Ihnen bevorzugten Kommunikationsprotokolls herzustellen und sich darauf zu verlassen, dass der Netzwerkanbieter die Verbindung zu Ihren Geschäftspartnern unter Verwendung des von diesen bevorzugten Kommunikationsprotokolls herstellt, oder 3) eine Kombination aus beidem, je nach dem jeweiligen Partner und dem Umfang der Transaktionen, die Sie voraussichtlich austauschen werden. Auf unserer Seite über die verschiedenen EDI-Arten gehen wir ausführlich auf die verschiedenen EDI-Optionen ein, die ein Unternehmen implementieren kann.
