Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

Computer-zu-Computer-Kommunikation

EDI ersetzt die traditionellen Methoden wie Post, Fax und E-Mail. E-Mails sind zwar elektronisch, aber es ist immer noch ein menschliches Eingreifen erforderlich, um Dokumente zu verarbeiten und sie in verschiedene Systeme einzugeben. Diese manuelle Bearbeitung verlangsamt die Abläufe und führt zu Fehlern. Mit Hilfe eines EDI-Prozesses werden die Dokumente direkt an ein Auftragsverwaltungssystem gesendet, wo die Bestellung sofort abgerufen und verwaltet werden kann, ohne dass die Daten erneut eingegeben werden müssen.

Manueller Prozess: Beinhaltet Papier, Menschen und Verzögerungen.

EDI-Prozess: Vollständig automatisiert - kein Papier, keine Menschen, schnellere Ergebnisse.

Wer nutzt EDI?

EDI wird in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, darunter Einzelhandel, Fertigung, Gesundheitswesen, Logistik, Automobil und Finanzen. Es unterstützt den nahtlosen Austausch wichtiger Geschäftsdokumente zwischen Geschäftspartnern (auch Handelspartner genannt), um sowohl Order-to-Cash- (O2C) als auch Procure-to-Pay- (P2P) Prozesse zu optimieren.

Durch den Einsatz von EDI-Automatisierung können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Zykluszeiten verkürzen und die Datengenauigkeit in komplexen Lieferketten und Servicenetzwerken verbessern.

Gemeinsame Geschäftsdokumente, die über EDI ausgetauscht werden

EDI wird für den Austausch vieler Arten von Geschäftsdokumenten verwendet, die jeweils einen bestimmten EDI X12 Transaction Set Code haben, wie z.B.:

• Bestellungen (EDI 850): Wird für die Bestellung von Waren oder Dienstleistungen verwendet.
• Rechnungen (EDI 810): Werden von einem Verkäufer versandt, um die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen anzufordern.
• Vorab-Versandanzeigen (ASNs) (EDI 856): Informiert über den Inhalt einer Sendung vor der Ankunft.
• Frachtbriefe (EDI 211): Liefert Versand- und Speditionsinformationen für die Frachtabwicklung.
• Zolldokumente (EDI 309, 310, 315): Wird für die Zollabwicklung und die Transportberichterstattung verwendet (z.B. Frachtmanifest, Frachtempfang, Statusangaben).
• Inventarberichte (EDI 846): Informiert über Lagerbestände, Verfügbarkeit und Bewegungen.
• Aktualisierungen des Versandstatus (EDI 214): Liefert Aktualisierungen zum Status einer Sendung auf dem Transportweg.
• Zahlungsanweisungen (EDI 820): Detaillierte Angaben zu Zahlungstransaktionen wie Überweisungsavisen oder Überweisungen.

 Sehen Sie sich eine umfassende Liste von EDI-Dokumentenstandards an →

Standardisiertes Format

Um eine genaue Computerverarbeitung zu gewährleisten, verwendet EDI standardisierte Formate. Diese Standards definieren die Struktur und den Typ der einzelnen Datenelemente (z.B. Datumsformate, numerische Werte).

Ohne einen gemeinsamen Standard wären die Systeme nicht in der Lage, sich gegenseitig zu verstehen - so wie jemand, der nur Englisch spricht, vielleicht kein Japanisch versteht.

Zu den gängigen EDI-Standards gehören:

• ANSI X12
• EDIFACT
• TRADACOMS
• EbXML

Jeder Standard hat mehrere Versionen (z.B. ANSI 5010, EDIFACT D12A). Die Geschäftspartner müssen sich vor dem Austausch von Dokumenten auf den Standard und die Version einigen.

EDI-Übersetzer - entwederfirmeneigene Software oder Dienste von Drittanbietern - konvertieren diese standardisierten Dokumente in interne Formate, die von Geschäftsanwendungen genutzt werden können.

Wenden Sie sich an einen EDI-Experten, um sich über die Möglichkeiten von EDI-Übersetzern vor Ort und in der Cloud zu informieren.

EDI-Komplexität verwalten

Wenn Sie bereits EDI verwenden, kann es sein, dass Sie zu viel des Guten haben. Ursprünglich zur Vereinfachung des Austauschs von Geschäftsdokumenten gedacht, hat sich EDI zu einer komplexen Landschaft mit unterschiedlichen Dokumententypen, Standards, Versionen, Protokollen und gesetzlichen Anforderungen entwickelt. Infolgedessen verwalten viele Unternehmen heute mehrere EDI-Systeme und -Anbieter, nur um Schritt zu halten.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile und Risiken der Konsolidierung von EDI-Anbietern zu erfahren.