Il costo dell'EDI
Il costo dell'implementazione EDI dipende dall'approccio adottato: in-house o con un fornitore EDI di terze parti.
Calcolare il costo di un'implementazione EDI è molto importante per garantire che l'azienda ne tragga reali vantaggi finanziari e commerciali. Prima di tutto, però, è necessario decidere quale approccio adottare con l'EDI: in-house o con un fornitore EDI di terze parti (a volte indicato come una rete a valore aggiunto, o VAN).
Fornitore EDI/VAN
Come ci si può aspettare, esistono diversi modelli di prezzo disponibili presso i fornitori di terze parti che è necessario esaminare. Anche se la vostra scelta finale terrà conto, ovviamente, del prezzo, dovrete considerare anche fattori aziendali fondamentali quali:
- Il numero dei vostri partner che sono già abilitati sulle reti dei provider
- Se il fornitore copre la gamma di aree geografiche di cui avete bisogno
- I livelli di supporto e formazione che sono in grado di fornire a voi e alla vostra comunità commerciale
- La gamma di opzioni che possono fornire per consentire a voi e a tutta la vostra comunità commerciale di operare in EDI
L'addebito del provider, in larga misura, si basa di solito sul volume di dati trasmessi attraverso la rete. Questo volume è spesso misurato in numero di kilo-caratteri (KC) contenuti nel documento EDI. Su questa base, i provider offrono una varietà di modelli di abbonamento tra cui scegliere, come ad esempio:
- A consumo
- Mensile
- Abbonamento annuale
Spesso questi modelli operano all'interno di fasce di prezzo basate sui volumi previsti di KC o documenti. Occorre inoltre prestare attenzione ai costi nascosti, come la lunghezza minima dei record. Alcuni fornitori specificano una lunghezza di record compresa tra 128 e 512 caratteri. Il risultato è che se si inviano 10 documenti di 10 caratteri, l'invio di soli 100 documenti comporta l'addebito di 5120 caratteri. Se avete un grande volume di piccole transazioni, questo può aggiungere un importo considerevole al vostro costo mensile.
Prima di scegliere un fornitore, è importante che comprendiate il volume e la natura delle vostre transazioni commerciali. In questo modo potrete scegliere il modello di prezzo più adatto alle vostre esigenze aziendali. Inoltre, è bene controllare attentamente le clausole in piccolo di qualsiasi fornitore che dichiari di offrire un servizio VAN EDI "gratuito", perché è improbabile che sia così.
In-house
Alcune grandi organizzazioni hanno creato le proprie reti EDI. Questo ha i vantaggi della gestione interna, del controllo e della sicurezza, ma non è un'iniziativa da prendere alla leggera. Se intendete costruire il vostro sistema EDI, come minimo dovrete investire in:
- Software EDI
- Software di comunicazione
- Metodi di trasmissione EDI
- Software di mappatura e traduzione
- Specialisti EDI e di mappatura
- Aggiornamenti, supporto e manutenzione continui
Questo investimento vi porterà al punto di partenza. Avrete un sistema EDI interno. È probabile che dobbiate assistere ciascuno dei vostri partner commerciali nell'implementazione del sistema presso di loro, magari costruendolo per loro. Dovrete farlo con ogni partner commerciale con cui volete fare EDI e sarà un requisito continuo, man mano che la vostra comunità commerciale si evolve, cresce e cambia.
Non sorprende quindi che la maggior parte delle organizzazioni abbia scelto di lavorare con qualche fornitore di terze parti in grado di fornire l'infrastruttura EDI senza dover effettuare l'investimento iniziale. Questo può essere particolarmente importante per le piccole e medie imprese che semplicemente non hanno il personale o non riescono a trovare il denaro per questo livello di investimento all'interno della loro azienda.