Come funziona l'EDI?

Fase 1: preparazione dei documenti da inviare

Il primo passo consiste nel raccogliere e organizzare i dati. Ad esempio, invece di stampare un ordine di acquisto, il sistema crea un file elettronico con le informazioni necessarie per creare un documento EDI. Le fonti di dati e i metodi disponibili per generare i documenti elettronici possono includere:

• Inserimento umano dei dati tramite schermate
• Esportazione di dati su PC da fogli di calcolo o database
• Riformattazione di report elettronici in file di dati
• Migliorare le applicazioni esistenti per creare automaticamente file di output pronti per la traduzione in uno standard EDI.
• Software applicativo per gli acquisti che dispone di interfacce integrate per i file EDI

Fase 2: traduzione dei documenti in formato EDI

Il passo successivo consiste nel far passare i dati elettronici attraverso un software di traduzione per convertire il formato interno dei dati nel formato standard EDI, utilizzando i segmenti e gli elementi di dati appropriati. È possibile acquistare un software di traduzione EDI da gestire e mantenere in sede. Ciò richiede competenze specialistiche in materia di mappatura per definire il modo in cui i dati interni devono essere mappati (cioè correlati) ai dati EDI. Il software di traduzione è disponibile per adattarsi a qualsiasi ambiente informatico e budget, da grandi sistemi che gestiscono migliaia di transazioni al giorno a software basati su PC che devono elaborare solo poche centinaia di transazioni alla settimana.

In alternativa, è possibile utilizzare i servizi di traduzione di un fornitore di servizi EDI. In questo caso, inviate i vostri dati al fornitore, che si occupa della traduzione da e verso il formato EDI per vostro conto.

Fase 3: connessione e trasmissione dei documenti EDI al partner commerciale

Una volta che i documenti aziendali sono stati tradotti nel formato EDI appropriato, sono pronti per essere trasmessi al partner commerciale. Dovete decidere come connettervi a ciascuno dei vostri partner per eseguire la trasmissione. Esistono diversi modi, tra cui i più comuni sono: 1) connettersi direttamente utilizzando AS2 o un altro protocollo Internet sicuro; 2) connettersi a un fornitore di rete EDI (detto anche VAN) utilizzando il protocollo di comunicazione preferito e affidarsi al fornitore di rete per connettersi ai partner commerciali utilizzando il protocollo di comunicazione preferito dai partner; oppure 3) una combinazione di entrambi, a seconda del partner specifico e del volume di transazioni che si prevede di scambiare. La nostra pagina sui tipi di EDI illustra in dettaglio le varie opzioni di EDI che un'azienda può implementare.