Exempel på EDI-dokument

Exempel på EDI RFP (Request for Proposal)

Detta exempel på EDI RFP (Request for Proposal) innehåller krav och utvärderingskriterier för en lösning för transaktionshantering mellan företag (B2B).

Den kräver ett detaljerat svar från potentiella leverantörer, inklusive tjänstebeskrivningar, prissättning, övergångsmetodik, nuvarande kundbas och servicenivåer.

Klicka här för att ladda ner en skrivskyddad version av detta dokument som en PDF-fil "

Klicka här och fyll i formuläret för att ladda ner exempel RFP som ett redigerbart Word-dokument

Exempel på introduktionsmejl till leverantör

Detta exempel på inledande e-postmeddelande till leverantörer utgör en del av din kommunikationsplan för leverantörer. Du kommer att behöva skicka en rad meddelanden, troligen i form av e-postmeddelanden. Genom att förbereda kompletta och genomtänkta e-postmallar för kommunikationen kan du minska antalet supportsamtal som du annars skulle få från dina leverantörer längre fram i programmet.

Det första e-postmeddelandet i din serie ska ge leverantörerna en introduktion till ditt EDI-program. Du kommer att skicka denna introduktion till varje grupp av nya leverantörer som du vill lägga till. Den bör innehålla följande:

Målet med programmet för ditt företag - t.ex. förbättrad produktivitet, bättre kundservice, ökad effektivitet
De fördelar som deltagandet kommer att ge för leverantören - såsom snabbare betalning av fakturor, potential att bli en strategisk leverantör som kommer att få ökade affärer, möjlighet att fortsätta att få dina affärer
Hur du kan få mer information om ditt EDI-program - till exempel en länk till en webbplats där ytterligare material finns, anmälan till ett webbseminarium där du beskriver mer av planerna och detaljerna, kontaktperson att ringa för att få svar på frågor
Tidskrav - det är bäst att ange en tidsfrist inom vilken en viss åtgärd måste vidtas eller en process slutföras. I tillämpliga fall bör det också innehålla konsekvenser av bristande efterlevnad.
Nästa steg - Ska leverantören kontakta en specifik person? Fylla i en enkät eller ett formulär? Uppdatera en webbplats? Registrera dig för ett webbinarium?

Som med all annan kommunikation ska e-postmeddelandet vara kortfattat, korrekt och informativt. Dessutom bör det skrivas med leverantörens perspektiv i åtanke. Om du till exempel har gjort en leverantörsundersökning och identifierat en lista med leverantörer som skulle vara bra kandidater för en webbformulärsbaserad lösning - antingen för att de inte har resurser att investera i en fullständig EDI-lösning eller för att tidpunkten inte är rätt, men du ändå vill att de ska delta omedelbart - måste du ge information om formulärlösningen.

Ladda ner ett exempel på ett introduktionsmeddelande

Checklista för program för leverantörsaktivering

Du kanske också tycker att checklistan för Supplier Enablement Program är ett användbart verktyg. Den innehåller en lista över de detaljerade steg som du bör slutföra för varje fas i ditt program för leverantörsaktivering, tillsammans med en beskrivning av varje steg.