Vad är EDI (Electronic Data Interchange)?
Electronic Data Interchange (EDI) är ett utbyte av affärsdokument i ett elektroniskt standardformat mellan affärspartners från dator till dator.
Genom att gå från ett pappersbaserat utbyte av affärsdokument till ett elektroniskt får företagen stora fördelar, t.ex. lägre kostnader, snabbare hantering, färre fel och bättre relationer med affärspartner.
Dator-till-dator
EDI från dator till dator ersätter post, fax och e-post. Även om e-post också är en elektronisk metod måste de dokument som utväxlas via e-post fortfarande hanteras av människor snarare än av datorer. Att ha människor inblandade saktar ner hanteringen av dokumenten och introducerar även fel. Istället kan EDI-dokument flöda direkt till rätt applikation på mottagarens dator (t.ex. orderhanteringssystemet) och bearbetningen kan påbörjas omedelbart. En typisk manuell process ser ut så här, med mycket papper och många människor inblandade:
EDI-processen ser ut så här - inga papper, inga människor inblandade:
Affärsdokument
Detta är alla de dokument som vanligtvis utbyts mellan företag. De vanligaste dokumenten som utväxlas via EDI är inköpsorder, fakturor och leveransaviseringar. Men det finns många, många andra dokument, t.ex. konossement, tulldokument, lagerdokument, dokument om leveransstatus och betalningsdokument.
Standardformat
Eftersom EDI-dokument måste behandlas av datorer i stället för av människor, måste ett standardformat användas för att datorn ska kunna läsa och förstå dokumenten. Ett standardformat beskriver vad varje del av informationen är och i vilket format (t.ex. heltal, decimaltal, mmddyy). Utan ett standardformat skulle varje företag skicka dokument i sitt företagsspecifika format och på samma sätt som en engelsktalande person förmodligen inte förstår japanska, förstår inte mottagarens datorsystem det företagsspecifika formatet i avsändarens format.
- Det finns flera EDI-standarder som används idag, bland annat ANSI, EDIFACT, TRADACOMS och ebXML. Och för varje standard finns det många olika versioner, t.ex. ANSI 5010 eller EDIFACT version D12, Release A. När två företag bestämmer sig för att utbyta EDI-dokument måste de komma överens om den specifika EDI-standarden och versionen.
- Företag använder vanligtvis en EDI-översättare - antingen som intern programvara eller via en EDI-tjänsteleverantör - för att översätta EDI-formatet så att data kan användas av deras interna applikationer och därmed möjliggöra direkthantering av dokument.
Affärspartner
Utbytet av EDI-dokument sker vanligtvis mellan två olika företag, som kallas affärspartner eller handelspartner. Till exempel kan företag A köpa varor från företag B. Företag A skickar order till företag B. Företag A och företag B är affärspartners.