Vad ingår i ett EDI-dokument?

Ett EDI-dokument består av dataelement, segment och kuvert som är formaterade enligt reglerna i en viss EDI-standard.

När du skapar ett EDI-dokument, t.ex. en inköpsorder, måste du följa de strikta formateringsreglerna i den standard du använder. Dessa regler definierar exakt var och hur varje del av informationen i dokumentet ska hittas. När EDI-översättaren på den mottagande datorn läser en inkommande EDI-inköpsorder kommer den därför omedelbart att förstå var köparens företagsnamn, inköpsordernumret, de artiklar som beställs, priset för varje artikel osv. finns. Därefter matas dessa data in i mottagarens orderregistreringssystem i rätt internt format utan att någon manuell orderregistrering krävs.

EDI i tryckta format

Bilden nedan visar ett exempel på en inköpsorder i tryckt form och hur den skulle se ut när den har översatts till ANSI- och EDIFACT EDI-formaten.

Exempel på en inköpsorder med fakturauppgifter, ANSI EDI- och EDIFACT-inköpsorderkoder.

I EDI-språket kallas ett enskilt affärsdokument, t.ex. en inköpsorder, faktura eller leveransavisering, för en "transaktionsuppsättning" eller ett "meddelande". Och en transaktionsuppsättning består av dataelement, segment och kuvert.

Vad är ett dataelement?

Dataelementen i en EDI-transaktionsuppsättning är de enskilda informationselementen i dokumentet.

I många dokument, t.ex. inköpsorder och fakturor, hittar du dataelement som stad, delstat, land, artikelnummer, antal och pris.

Varje dataelement i en transaktionsuppsättning definieras i EDI-standarden genom den typ av data som det representerar. Det kan t.ex. vara viktigt att skilja numeriska data från textdata eller kalenderdatum. Definitionen av dataelementet kommer att beskriva:

  • Datatyp: numerisk, alfanumerisk, datum eller tid
  • Minsta och största längd
  • Kodvärden, om tillämpligt, som måste följas för en viss typ av data. Om dataelementet t.ex. är enhetskostnad använder du även ett valutakodselement för att kunna ange vilken valuta (t.ex. US-dollar eller euro) som används i fältet för enhetskostnad.

Vad är ett segment?

Ett segment i en EDI-transaktionsuppsättning är en grupp av likadana dataelement.

Om du skulle fylla i information på en inköpsorder skulle du förvänta dig att se grupper av relaterade data. Titta till exempel på diagrammet nedan över en inköpsorder i pappersformat där endast en artikel beställs. Observera att det finns fyra sektioner som var och en innehåller olika typer av information:

Detaljer om en inköpsorder med uppgifter om ordernummer, datum, köpare, artikelinformation och sammanfattning.

I ett EDI-dokument beskrivs varje avsnitt av ett visst segment. Nedan visas den uppsättning EDI-segment som skulle beskriva inköpsordern ovan när ANSI-standarden används. Varje segment inleds med ett segment-ID (t.ex. ST, BEG, N1) som beskriver vilken typ av dataelement som följer. Elementen inom varje segment separeras med en dataelementseparator, i detta fall "*".

ST*850*1001ST, för att ange början på en transaktionsmängd - i detta fall 850 inköpsorder 
BEG*00*SA*4768*65*20120930BEG, för att ange början på PO, särskilt(1)
N1*SO*XYZ FöretagN1, ett namnsegment(2)
N3*123 HuvudgatanN3, för att ange gatuadress 
N4*Fairview*CA*94168N4, för att ange ort/state/zip 
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42PO1, för att tillhandahålla detaljinformation om varuposter(3)
CTT*1*100CTT, för att tillhandahålla sammanfattande uppgifter för PO(4)
SE*8*1001SE, för att ange slutet på PO 

För varje typ av affärsdokument definieras EDI-standarddokumentationen:

  • De segment som kan inkluderas och vilka som är obligatoriska, valfria och/eller villkorliga (dvs. måste inkluderas endast om ett annat segment eller element inkluderas)
  • För varje segment anges vilka element som kan ingå - för varje informationsdel i ett pappersdokument finns ett motsvarande EDI-element. Dessa element definieras i standardordlistan och varje standard har sin egen ordlista
  • Den nödvändiga sekvensen av segment och element
  • Hur många gånger ett segment får upprepas

När alla segment har samlats i en föreskriven sekvens bildar de ett komplett elektroniskt dokument eller en transaktionsuppsättning. Därefter måste transaktionsuppsättningarna läggas i kuvert som förberedelse för överföring till dina partners. Du kan se ett exempel på ett EDI-dokument för att se hur detta går till i praktiken.

Vad är EDI-kuvert?

Vid överföring av EDI-dokument används ett system med tre "kuvert" för att lagra transaktionsuppsättningarna - meddelandekuvert, gruppkuvert och utbyteskuvert.

Precis som affärsdokument på papper skickas i kuvert och det är möjligt att skicka många dokument i ett enda kuvert, utväxlas EDI-dokument med hjälp av flera kuvert.

  • Varje transaktionsuppsättning placeras i sitt individuella kuvert
  • En grupp av transaktionsuppsättningar - t.ex. en grupp av inköpsorder - placeras i ett gruppkuvert. (Gruppkuvertet är obligatoriskt i ANSI och frivilligt i EDIFACT).
  • Alla gruppkuvert som skickas från en avsändare till en mottagare placeras i ett Interchange-kuvert

Se diagrammet nedan:

Cykel som visar EDI-kuvert från kuvert för transaktionsuppsättning, till ett gruppkuvert, till ett utbyteskuvert.

Ett kuvert består av ett par segment som definierar början och slutet på det aktuella avsnittet. Om vi använder EDIFACT-standarden som exempel, använder Transaction Set Envelope segmenten UNH och UNT, Group Envelope segmenten UNG och UNE och Interchange Envelope segmenten UNA/UNB och UNZ. I varje fall anger "S" början av kuvertet och "E" slutet av kuvertet. Diagrammet nedan illustrerar de tre nivåer av kuvert som omger en enda EDI-köporder.

Exempel på ett utväxlingskuvert med data från gruppkuvertet och meddelandekuvertet.